Informe sobre Planes de Acción y Presupuesto de Puesta en Marcha

Los planes de acción son un instrumento gerencial que sustenta la razón de ser de la empresa, su estructura, y es a través de estos que la empresa va a saber hacia donde debe ir, que se debe hacer y bajo cuales parámetros. Todo esto basado en el plan estratégico de la entidad.

Generalmente, los planes de acción se estructuran  mediante proyectos de inversión, pero también debe contener el desarrollo de las actividades y funciones que se deben considerar, especificando tiempo y  responsabilidades, todo esto de la mano con los objetivos generales. Por lo tanto los planes de acción presentan su estructura de modo personalizado para cada proyecto y según los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y metas.

Ya con todos estos elementos se procede a la ejecución del plan de acción, por lo que cada responsable ya sabe las tareas que debe llevar a cabo para cumplir las estrategias planteadas y lograr el objetivo final de éste.

A partir de este punto, el seguimiento y control toma gran importancia, ya que es la garantía para el correcto funcionamiento de las actividades, lo que se traduce en el cumplimiento de los objetivos y el éxito del plan, y a su vez facilita darse cuenta de las necesidades insatisfechas para el cumplimiento de las tareas y permite la corrección para que no se vea afectado el objetivo en las fechas planeadas.

Una vez cumplidos los plazos se debe realizar una revisión a conciencia y real del logro o no del objetivo, plantearse nuevos retos o buscar cumplir los ya establecidos. También sirve como reafirmación del compromiso de continuar con el nivel alcanzado hasta ese momento.

En resumen los pasos a seguir en la elaboración de un plan de acción son:

·         Objetivo claro, conciso y medible

·         Estrategias que reflejen el camino a seguir para lograr el objetivo

·         Tareas que describan los pasos exactos para el cumplimiento de las    estrategias

·         Tiempos reales de cumplimiento en inicio y fin de cada tarea

·         Responsables directos de cada tarea

·         Seguimiento constante y evaluación de cumplimiento

·         Evaluación final para replanteamiento del plan de acción o elaboración de otro

Un plan de acción nos permite organizarnos, planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones prioritarias que repercuten en nuestra eficiencia y competitividad.

Los Planes de Acción sirven básicamente para:

·                Organizar las actividades que realizan las distintas dependencias de la administración en torno a objetivos y programar la ejecución de proyectos de inversión y la coordinación con otras dependencias en cumplimiento de los objetivos propuestos.

·                Fijar los objetivos y metas para cada área

·                Programar la asignación de recursos en el presupuesto, de acuerdo con la disponibilidad de los mismos, las metas fijadas, así como con los requerimientos que implican dichas metas.

·                Hacer seguimiento a las acciones de cada área

·                Servir de insumo para elaborar los informes de gestión y evaluación

COMO ELABORAR UN PRESUPUESTO PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL PLAN ESTRATEGICO DE MERCADO

1)         El plan estratégico

Es un documento en el que los responsables de una empresa reflejan cual será la maniobra a seguir por su compañía, basado en los lineamientos de la empresa (Misión, visión, objetivos) Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años, estos planes deben ser flexibles, adaptables al entorno y ser altamente realizables

Un plan estratégico es cuantitativo, manifiesto y temporal. Es cuantitativo porque indica las metas de la compañía en forma medible. Es manifiesto porque especifica unas políticas y unas líneas de actuación para conseguir esos objetivos. Finalmente, es temporal porque establece unos intervalos de tiempo, concretos y explícitos, que deben ser cumplidos por la organización para que la puesta en práctica del plan sea exitosa.

En el caso concreto de una empresa comercial, el plan estratégico debe definir al menos tres puntos principales:

• Metas de la compañía en forma medible, no son válidos las metas como "Maximizar las ventas de este año", ya que no especifican una cifra y una fecha. Lo correcto sería, por ejemplo, un objetivo del tipo: "Conseguir que las ventas asciendan a 100.000 BsF. antes de diciembre del presente ejercicio".
• Políticas y conductas internas, son variables sobre las que la empresa puede influir directamente para favorecer la consecución de sus objetivos. Por ejemplo: "Establecer una política de tesorería que implique una liquidez mínima del 15% sobre el activo fijo".
• Relación de acciones finalistas, son hechos concretos, dependientes de la empresa, y que están encaminados a solucionar una casuística específica de la misma. Por ejemplo: "Iniciar una campaña de publicidad en diversos medios: TV, radio, prensa, para apoyar la promoción de un nuevo producto".

1.1)            Etapas del plan estratégico

Un plan estratégico se compone en general de varias etapas:

Etapa 1: Análisis de la situación

Etapa 2: Diagnóstico de la situación

Etapa 3: Declaración de objetivos generales

Etapa 4: Establecimiento de maniobras

Etapa 5: Planes de acción

Etapa 6: Seguimiento.

Etapa 7: Evaluación.

2) Puesta en marcha

La puesta en marcha es sin lugar a dudas el proceso crítico que determina la diferencia entre el éxito y el fracaso en la organización de la empresa. Esta etapa se corresponde con el tramo intermedio del proceso emprendedor, el lanzamiento de la empresa al mercado. Es el salto de la idea a la realidad. La empresa se lanza al mercado, y se ponen en juego las competencias del equipo para implementar y ejecutar el Plan de Acción.

El capital, la producción y las ventas capturan toda la atención. Por eso, conocer las respuestas del mercado y poder adaptar estrategias y tácticas, permitirá transitar con éxito esta etapa; es importante recordar que desde este momento se deben aplicar las políticas de control, usarlas mas adelante pueden ser graves para el buen desempeño de la empresa

3) Presupuesto

La puesta en marcha del plan estratégico de mercado debe generar un presupuesto, el cual está estructurado de la siguiente manera:

·         Gastos Previos como el desarrollo del Prototipo y el Estudio de Mercado.

·         Gastos de Creación entre los que se encuentran los Trámites de Constitución, Asesoría y Gestión Externa y Materiales.

·         Gastos de Establecimiento tales como Local, Mobiliario y Material de Oficina.

·         Inversión Inicial como Maquinaria, Productos y otros Materiales.

·         Lanzamiento tales como Publicidad y Promociones.

A continuación puede observarse dicha estructura mencionada anteriormente:

Informe Elaborado por:

José Manuel Martínez

Juan Carlos Ochoa

Johan Vizcaya